EMC, 13.07.2006

EMC Poland promuje rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej

Firma EMC Corporation, światowy lider w składowaniu i zarządzaniu informacją, rozpoczęła w Polsce działania mające na celu ukazanie korzyści płynących z archiwizacji poczty elektronicznej. Na spotkaniu dla klientów i prasy przedstawiono także regulacje prawne dotyczące przechowywania i wykorzystywania elektronicznej korespondencji handlowej.

---

W roku 2006 średnia dzienna liczba wysyłanych na świecie wiadomości e-mail przekroczyła 35 miliardów. Jak szacuje IDC w ciągu najbliższych trzech lat liczba ta wzrośnie do ponad 40 miliardów. Ponad połowę z tych wiadomości stanowi korespondencja handlowa.

22 czerwca 2006 r. w Sądzie Okręgowym w Warszawie odbył się reżyserowany spektakl procesowy zorganizowany przez EMC Poland. Przedstawiona sprawa sądowa stanowiła rekonstrukcję autentycznego procesu, jaki miał miejsce w 2001 roku w Szwajcarii. Przedmiotem sporu było opóźnienie we wdrożeniu zaawansowanego systemu ERP spowodowane m.in. przez niejasną komunikację między zleceniodawcą a dostawcą oprogramowania. Wykonawca zlecenia nie wywiązał się z ustalonych w umowie terminów, co doprowadziło do zerwania umowy przez zamawiającego oraz jego wystąpienia do sądu
o bardzo wysokie odszkodowanie i zwrot poniesionych kosztów.

Materiał dowodowy w sprawie stanowić miała elektroniczna korespondencja handlowa pomiędzy stronami. Wykonawca twierdził, że na poziomie zespołów roboczych wyznaczonych po obu stronach doszło do ustalania przesunięcia terminów zawartych w umowie. Zespoły komunikowały się za pomocą poczty elektronicznej, którą pozwany chciał przedstawić przed sądem jako główny materiał dowodowy potwierdzający jego niewinność. Jak się jednak okazało poczta elektroniczna nie została w sposób odpowiedni zabezpieczona i zarchiwizowana, prawdopodobnie uległa usunięciu lub nadpisaniu.
W związku z tym sprawę o odszkodowanie przegrał pozwany, który nie potrafił odzyskać ustaleń zawartych w korespondencji elektronicznej.

Proces, choć fikcyjny, dotyczył sporu, który rzeczywiście miał miejsce. Na jego przykładzie doskonale widać, jakie znaczenie dla współczesnego biznesu ma archiwizacja korespondencji elektronicznej i jakie mogą być skutki lekceważenia tej kwestii.

"Praktycznie rzecz biorąc w działalności gospodarczej nie da się wykluczyć,
że jakikolwiek e-mail nie będzie miał decydującego znaczenia co do rozstrzygnięcia jakiegoś prawnego problemu - może stanowić istotny dowód w ewentualnym procesie. Pod tym względem poczta elektroniczna nie różni się od innych mediów: listów na papierze, sms-ów, faksów, telefonów etc." - powiedział Filip Wejman, LL. M. Harvard, Kierownik Szkoły Prawa Amerykańskiego na Uniwersytecie Jagiellońskim.

Obecnie prawie niemożliwym wydaje się prowadzenie biznesu bez wykorzystania poczty email, a wartość informacji przechowywanych w elektronicznych systemach pocztowych stale rośnie. W kolejnych latach można się więc spodziewać dalszego wzrostu rynku, gdyż błyskawicznie rosnące wykorzystanie poczty elektronicznej oraz liczby i wielkości załączników powoduje rozrastanie się magazynów wiadomości.

"Jeśli chodzi o rynek archiwizacji poczty elektronicznej w Polsce, obserwujemy wzrastające zainteresowanie wśród klientów naszymi rozwiązaniami w tym zakresie. Poczta elektroniczna to już nie tylko forma komunikacji, ale i dokumenty, które posiadają wartość biznesową. Dlatego też wśród firm rośnie świadomość zagrożenia, jakie niesie ze sobą brak zarządzania pocztą elektroniczną, a wraz z tym potrzeby stosowania odpowiednich rozwiązań archiwizujących pocztę" - mówi Bartosz Stebnicki, Country Manager EMC Poland.

By poradzić sobie z narastającą lawinowo liczbą wiadomości, firmy stosują m.in. ograniczenia pojemności skrzynek pocztowych, pozwalających zachować akceptowalną wydajność serwerów. Jednak, kiedy użytkownicy zbliżają się do swojego limitu, nie tylko maleje produktywność, ale także wzrasta ryzyko nadużyć. Problemem jest także przetrzymywanie przez długi czas elektronicznej korespondencji handlowej, do czego nie obliguje firm prawo polskie. Po upływie roku, dwóch taka korespondencja jest często przez firmy usuwana lub nadpisywana w związku z ograniczoną pojemnością urządzeń, na których składowana jest poczta. W firmach brak także wewnętrznych regulacji dotyczących procedur związanych z archiwizacją poczty elektronicznej. Często decyzję pozostawia się pracownikom, a ci mogą usunąć korespondencję, która może stać się dowodem w chwili zaistnienia sporu.

Wdrożenie efektywnych systemów zarządzania serwerami poczty elektronicznej przekłada się na wymierne korzyści, takie jak: niższe koszty administracji, możliwość automatycznego klasyfikowania poczty, indeksowania jej zawartości, błyskawicznego dostępu do dowolnej, zarchiwizowanej wiadomości czy wykrywania załączonych wirusów.
Systemy archiwizacji poczty elektronicznej pozwalają na monitorowanie i analizę wszystkich przechowywanych i przychodzących wiadomości. Każda wiadomość spełniająca wcześniej zdefiniowane kryteria przekazywana jest do archiwum i zapisywana w pamięci dyskowej lub na taśmie magnetycznej, co pozwala na szybki do niej dostęp.

EMC(r) EmailXtender(r)

W swojej ofercie EMC posiada m.in. rozwiązania służące do archiwizacji korespondencji elektronicznej. Czołowym produktem firmy w tej dziedzinie jest EmailXtender - narzędzie służące do zarządzania pocztą e-mail, pozwalające podnieść wydajność komunikacji, odciążyć serwer pocztowy i zredukować koszty utrzymania systemu. EmailXtender pozwala na automatyczną archiwizację poczty elektronicznej zgodnie
z wewnętrznymi zasadami firmy, a także regulacjami prawnymi. Rozwiązanie to działa
we wszystkich najważniejszych środowiskach komunikacyjnych, w tym Microsoft Exchange
i IBM Lotus Notes/Domino.

EmailXtender zapewnia przechwycenie wszystkich wiadomości wychodzących i przychodzących w oryginalnej formie, co gwarantuje kompletność i autentyczność archiwum. Centralne zarządzanie niweluje konieczność tworzenia i utrzymywania oddzielnych archiwów poszczególnych użytkowników, grup, czy działów firmy. System daje także możliwość sprawnego wyszukania żądanych wiadomości m.in. poprzez datę, słowa kluczowe, czy dane nadawcy. Na potrzeby audytu lub kontroli istnieje również możliwość uzyskania raportu obejmującego wszystkie działania archiwizacyjne dokonane przez EmailXtender.

***

Informacje o firmie EMC
EMC Corporation (NYSE: EMC) to światowy lider w dziedzinie produktów, usług i rozwiązań związanych z przechowywaniem danych i zarządzaniem informacją.
Produkty EMC pozwalają firmom na uzyskanie maksimum korzyści ze swoich danych - najtaniej i na każdym etapie cyklu życia informacji.
Firma jest największym na świecie dostawcą rozwiązań Enterprise Storage Solutions, czyli komputerowych systemów współdzielenia, zarządzania i ochrony danych, opartych o inteligentne macierze dyskowe EMC Symmetrix, CLARiiON, urządzenia sieciowe Connectrix, Celerra i Centera.
EMC konsekwentnie rozwija strategię ILM (Information Lifecycle Management), która polega na optymalizowaniu wykorzystania infrastruktury przy uwzględnieniu zmiany wartości przechowywanych informacji dla działalności firmy. Pozwala to na wyraźnie obniżenie całkowitego kosztu utrzymania systemów. Firma oferuje pełen pakiet rozwiązań umożliwiających realizację koncepcji ILM.
Dzięki przejęciu firm Legato, Documentum, VMware, Dantz oraz Smarts, firma EMC poszerzyła paletę produktów o zaawansowane rozwiązania technologiczne, niezbędne do budowy wszechstronnych rozwiązań składowania, archiwizacji i zarządzania informacją.
Więcej informacji na stronach www.emc.com i www.poland.emc.com.


Informacji mediom udziela:

Partner of Promotion
Monika Bębnowska,
Senior Account Executive
+ 48 (22) 858 74 58 w. 24


EMC, Symmetrix, CLARiiON i Smarts to zastrzeżone znaki towarowe, a Network, SecurWorld i UltraScale to znaki towarowe EMC i jej spółek zależnych. VMware to zastrzeżony znak towarowy VMware Inc. RSA to zastrzeżony znak towarowy RSA. Wszystkie inne znaki towarowe są własnością odpowiednich właścicieli.